Porin Lintutieteellisen yhdistyksen PLY ry:n arkistointiohje

Tämän ohjeen tavoitteena on ohjata yhdistyksen arkistointityötä. Arkistoinnin tarkoituksenaon tallentaa ja säilyttääyhdistyksen kirjallista ja visuaalista perintöä.

Yhdistykselle on vuosikymmenten mittaan kertynyt monenlaista materiaalia, lähinnä lehtiä ja pöytäkirjoja. Näitä säilytetään nyt Luontotalo Arkissa. Materiaali tullaan järjestämään ja luetteloimaan, ja listaus on sen jälkeen nähtävissä yhdistyksen kotisivuilla.

Jotta materiaalista syntyisi täydentyvä arkisto, avustetaan jatkossayhdistyksen jäsenten itsenäisesti tekemää tallennustyötäyhteistenohjeiden pohjalta. Yhdistyksen hallitus linjaa tapauskohtaisesti, onko materiaali sellaista, että se sopii yhteiseen kokoelmaan. Digitoitu materiaali sijoitetaan kotisivuilla olevaan arkistoon, ja fyysinen Arkkiin.

Talletettava dokumentti voi olla havaintovihko, pöytäkirja, asiakirja, lehti, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Yhdistyksen arkistoon alkuperäisinä tallennetut dokumentit pyritään säilyttämään pysyvästi, ja niistä tuotetaan ajantasainen listaus kotisivuille.

Miten arkistoidaan?

Esimerkiksi valokuvien ja päiväkirjojen kohdalla arkisto rakentuu pääasiassa digitaalisesta materiaalista, mutta joissain tapauksissa voidaan ainutkertaisia dokumentteja ottaa vastaan.

Kun jäsenen omasta arkistosta liitetään osia yhdistyksen arkistoon, on sen rakentamisessa syytä huomioida muutama asia. Digitaalinen tiedosto on nimettävä yksilöllisesti, ja tuon viitteen mukana on tultava seuraavat tiedot:

• tekijän nimi ja yhteystiedot
• dokumentin aihe ja päiväys, ja riittävät hakusanat jos ne eivät ole mukana tiedostossa
• dokumentit muoto (päiväkirja, lehti, pöytäkirja, valokuva, dia, negatiivi jne.)
• missä alkuperäinen dokumentti on
• mahdolliset käyttöoikeusrajoitukset tai ehdot

Digitointitekniikasta ja käytännöistä on oma ohjeensa, ja tästä järjestetään tarvittaessa yhdistyksen puolesta koulutus. Yhdistys toimittaa arkistoijille dokumenttien listauslomakkeen ja tarkemmat ohjeettapauskohtaisesti.

 

          

 

          

     Digitointiohje (pdf)

Lisätietoja ja neuvoja:

Markku Saiha, markku.saiha@itameri.net